Comment gérez-vous les dossiers de vos patients ? Êtes-vous satisfait de votre système ?
Trouvez-vous que les fiches que vous achetez ‘toutes faites’ sont idéales ?
Les classez-vous de manières alphabétiques ? Par référence ? Vous y retrouvez-vous ou vous avez abandonné depuis longtemps de trier les dossiers de vos patients ?
Serait-il temps de changer radicalement de système de gestion de dossiers ?
Avez-vous essayé une base de données informatique ? Peut-être doutez-vous de la simplicité ou de la fiabilité de ces logiciels d’ostéopathie ? ou tout simplement le coût vous semble prohibitif…
Ostéopathie-64 vous propose d’essayer une base de données faite par un ostéopathe pour les ostéopathes qui ont un Mac :
Tirer un trait sur le papier
Le dossier papier ou carton est très certainement le système le plus utilisé parmi les ostéopathes. Il serait malhonnête de ne pas lui reconnaître une certaine praticabilité. Pour quelques euros vous vous faites plusieurs dizaines de dossiers patients. Vous pouvez facilement représenter schématiquement le patient ce qui peut-être un avantage lors des premières années de pratique et comme tous les ostéopathes devraient savoir écrire, le remplissage se fait rapidement sans craindre la présence (dérangeante pour certain) de l’Ordinateur ou du Mac.
Mais cette praticabilité « court-termiste » cache bien des avaries sur du long terme. Tout d’abord ces dossiers prennent une place physique non négligeable et lorsque vous dépasser plusieurs milliers de dossiers, il faut alors bien les ranger quelque part. Entre les armoires et les photocopies le coût de revient n’est plus si négligeable.
Ces dossiers s’usent, des feuilles deviennent volantes, se perdent et il faut aussi bien retrouver un dossier que le re-ranger. Dans un cabinet qui possède beaucoup de dossiers vous pouvez facilement passer 20 minutes dans votre journée pour préparer et replacer vos dossiers, soit 100 minutes par semaine soit plus de 3 jours de classement non-stop au bout d’un an (45sem) !
Dans ce temps perdu nous n’avons pas comptabilisé le temps que vous passez à faire votre comptabilité, faire des factures et écrire des lettres à des médecins pour renvoyer le patient pour faire des examens complémentaires. On peut alors facilement doubler voire tripler cette perte temporelle. Imaginez-vous ? une semaine voire 10 jours de perdus par an car vous restez avec un système de gestion de dossiers sur papier ? Au bout de 40ans de carrière on arrive à près de 1 ans de sa vie qui est gâché car nous n’avions pas voulu lâcher nos habitudes de grand-mère !!!
De plus, correspondez-vous de manière fréquente avec des médecins ? Combien de lettres avez-vous écrites pour renvoyer un patient vers son médecin afin de demander d’éventuels examens complémentaires ? Combien de fois vous avez renoncé à le faire car « l’effort n’en valait pas la chandelle » ? Combien de fois avez-vous regretté de ne pas l’avoir fait ? Cela aurait-il pu potentiellement compromettre la santé du patient ?
…
Peut-être est-il temps de passer à un système plus efficace ?
La base de données pour ostéopathes : OS64 sur Mac
Interface dossier médical du patient sur OS64 V3.2
OS64 est faite sous Filemaker Pro 12 qui est un système de base de données connu pour sa qualité, sa simplicité, sa stabilité.
Ce logiciel fait pour votre cabinet d’ostéopathie est une base de données relationnelle créée par un ostéopathe pour les ostéopathes qui ont un Mac. L’intérêt d’utiliser une telle de base de données est multiple:
- Cela va vous permettre d’enregistrer les données administratives de vos patients (date de naissance, adresse, téléphone…). En faisant cela vous pourrez accéder rapidement au numéro de tél de vos patients, vous pourrez aussi synchroniser ces informations avec votre téléphone (non supporté directement par OS64 mais faisable), faire des mailings groupés, imprimer des enveloppes pour envoyer des newsletters par exemple. Quelle valeur ajoutée lors d’une cession de patientèle !
- La partie dossier médical et traitement est assez scolaire mais vous pousse à bien faire votre anamnèse, votre observation, votre examen clinique, votre diagnostic et votre traitement. Ce qui est essentiel d’un point de vue juridique. Plus de problème pour se relire, de plus en ayant accès facilement aux traitements précédents cela vous permet de voir facilement l’évolution de vos traitements, voir ce qui fonctionne de ce qui fonctionne moins afin d’améliorer vos traitements.
- En quelques clics vous pouvez imprimer une lettre de courtoisie ou une lettre pour demander des examens complémentaires au médecin. Prendre ce réflexe n’est pas un luxe mais une nécessité vis à vis de vos patients pour leur santé, et permet de vous faire connaître pour votre professionnalisme auprès des médecins et ainsi de participer de façon active à l’évolution de notre profession.
- La comptabilité n’a jamais été si facile: plus besoin de réécrire qui a payé quoi comment et quand, chaque semaine en quelques clics votre comptabilité est à jour en temps réel. Ces résultats sont facilement exportables vers Excel pour une analyse mensuelle trimestrielle ou annuelle.
- Les factures des patients se font rapidement en seulement 2 clics ! Elles s’impriment sur un format A5 pour sauver nos arbres, mais vous pouvez aussi les imprimer en format A4.
- Avec la version Phyto vous pourrez aussi faire des prescriptions
Autres avantages notables:
- Très facile à prendre en main
- Disponible uniquement sur Mac OSX
- Cette base de données peut être installée sur une clé USB et si vous travaillez sur plusieurs sites, vous pourrez savoir quel patient relève de quel site.
- Vous partagez votre cabinet avec un autre ostéopathe, il peut utiliser la même base de données avec ses propres entêtes et vous saurez quel patient consulte quel thérapeute.
- Un gain de temps très important
- Participe à l’augmentation de votre patientèle (relationnel médecin, newsletters possibles)
- Un coût très raisonnable : Seulement 100€ !
Interface de la partie traitement du patient sur OS64 V3.2
Vous êtes intéressé par la base de données OS64 pour les ostéopathes qui ont un Mac ?
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Téléchargez Gratuitement la version de base
OS64 V3.2 DEMO pour Mac OSX
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Les versions Démo sont quasiment identiques aux versions full à part le fait qu’il est inscrit “Version Demo” sur les impression de facture, lettre doc et prescriptions.
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Que ce soit la version de Base ou la version Phyto pour Mac
L’idée parait intéressante, de prime abord quelques réflexions à partir de la Démo :
– existe t’il en AR fond un mémo des villes et codes postaux qui sont entrés au fur et à mesure qui permettrait de gagner du temps en saisie ?
– la 1ére fiche traitement qui suit le nouveau patient impose de réintroduire ses coordonnées ?
Merci
Bonjour Thierry,
Pour les villes il existe un mode semi-automatique de saisie pour le ‘fichier patient’ qui se fait au fur et à mesure du remplissage de la base de données ‘fichier patients’, mais pas pour celui du médecin (pour le moment) .
Pour ce qui est du ‘fichier traitement’ les noms et prénoms et date de naissance du patient ainsi que les ref du médecins s’écrivent automatiquement à partir du moment où vous avez rentré la référence patient et appuyé sur ‘TAB’. Il faut aussi que le ‘fichier patient’ soit « validé » (plus de champs actifs) en ayant cliqué (gauche) sur l’arrière plan.
Sur le tutoriel 1 ce sujet est abordé.
Cependant je fais des essais pour voir si on peut se passer de cette validation.
N’hésitez pas si vous avez d’autres questions,
PS: Je prépare toute une page spécifique à l’utilisation de cette base de données avec d’autres vidéo tuto, FAQ, update etc…
Cordialement,
Voici quelques premières réflexions suivant la version Demo :
– rubrique thérapeute
manque de place pour les autres titres professionnels éventuels, DIU, DU,….
– rubrique courrier
celui-ci ne peut-il ne pas s’adresser à un médecin,… à un confrère, autre thérapeute, etc…
« lettre d’information » est inutile, ça va de soi.
Yes Merci Thierry !
Concernant la rubrique « information thérapeute » bien vu et je vais pouvoir effectivement faire quelque chose.
Je pourrais créer une troisième lettre pour un confrère sur le même modèle avec une partie libre pour la conclusion.
Par contre La « lettre information », je ne peux pas être d’accord avec toi, Je la trouve très utile et je pense que c’est l’un des points forts de cette base de données.
Ayant été formé en Angleterre c’était une habitude que l’on avait prise dans l’un des cabinets dans lequel j’ai exercé pour les nouveaux patients. En France pour un thérapeute qui débute ce la permet de :
-Montrer au médecin son sérieux thérapeutique
-Montrer au médecin sa capacité un faire un diagnostic musculo-squelettique
-Et lui montrer que l’on peut parler le même language.
Et dans un contexte où les ostéos exclusifs se font tirer dessus à boulet rouge par les différent ordres des professionnels de santé, c’est en faisant ce travail à la source que l’on peut faire une différence. Un médecin qui reçoit 3 lettres « informatives » de ta part et du coup qui demande à ses patients comment été le traitement à de grandes chances de te renvoyer d’autres patients, ce qui dans le contexte économique d’aujourd’hui est fort appréciable… L’ayant pratiqué, j’en ai eu de bon feedback… Bien sûr faut pas se planter dans son diagnostic…
Sans parler du fait que parfois des médecins nous envoient des patient et qu’une telle lettre les « remercie » en les tenant informés.
Merci en tout cas pour ton feedback apprécié ! Je m’active à ces modifications et upload un nouveau modèle de DEMO,
Cordialement
Dans les données patients, recueillir le N° de S.S qui serait implicitement reporté dans la facturation, souvent demande d’identification au niveau de mutuelles en cas d’homonymie ou patient inconnu
Re Thierry,
ça y est une nouvelle démo est disponible.
Plein de changements, dont le N° sécu et un fichier ‘examen complémentaire’ et une lettre personnalisable.
Let me know !
Cheers