Avant-Propos : Je crois me souvenir que j’avais un peu présenté ce sujet à des étudiants il y a de cela quelques années. Évidemment certains d’entre avaient été « choqués » que l’on puisse représenter l’ostéopathie d’une manière mercantile. Cependant je reste persuadé que conscientiser le fonctionnement de son cabinet permet de mieux s’adapter aux attentes de ses patients. Il ne faut pas oublier que si nous voulons pouvoir aider des patients alors il est nécessaire que son cabinet soit économiquement viable, car si vous mettez la clé sous la porte alors « aider les patients » n’est plus possible : ceci est donc un prérequis. Afin que ce prérequis soit le plus déontologique possible, il faut que cela soit aussi dans l’intérêt du patient. 

Introduction

J’ai déjà fait quelques articles sur ce sujet, ( plaidoyer pour une ostéopathie du 21ème siècle, les tarifs ostéopathiques sont-ils has been ? Votre ostéopathe vous arnaque t-il ? l’équation magique peu déontologique ) mais désirant moi-même me lancer dans un changement radical de mon « patient management » (avec l’accent anglais s’il vous plaît), je voulais partager avec vous le fruit de ma réflexion et expérience sur le sujet. C’est par la rédaction de cet article et les conclusions encore incertaines sur lesquelles il va déboucher que je vais mettre en place mon nouveau modèle de fonctionnement au sein de mon cabinet. Je vous assure que cela n’est pas chose facile car après 16 ans de pratique je commence déjà avoir mes petites habitudes de « grand-père » et je ressens cette inévitable sclérose ostéopathique allant à l’encontre même de notre philosophie professionnelle. D’où la volonté de donner un gros coup de pied dans la fourmilière ! C’est peut-être la crise de la quarantaine qui commence…

Donc en première partie nous allons nous attarder à faire sauter quelques verrous de croyances, et dans la seconde partie vous pourrez télécharger un fichier excel qui vous permettra de simuler votre cabinet d’ostéopathie et comprendre comment vous allez pouvoir gagner plus en travaillant moins ! oui parce que le « travailler plus pour gagner plus » j’ai essayé plusieurs fois et je n’ai jamais été vraiment convaincu…

1. Quelques croyances à faire sauter

Tout d’abord il est important de comprendre que nous pouvons être bloqués dans nos schémas de pensées par certaines croyances avec lesquelles on nous a biberonnés. Afin de pouvoir penser différemment il convient donc d’identifier certaines croyances limitantes  et de les questionner voire de les amender ou de les changer.

a. Le tarif ostéopathique doit être entre 50 et 70 euros:

Par convention un traitement ostéopathique semble être facturé entre 50 et 70€ (et peut-être plus à la capitale). On se rappelle des offres « groupon » de certains ostéopathes qui avaient outré l’ensemble de notre profession. (après une rapide recherche sur le web il semble qu’elles soient encore là…) Mais pourquoi pas  ! pourquoi un traitement ostéopathique ne coûterait pas moins cher que ce qu’il coûtait auparavant ? ( Surtout d’ailleurs si notre société rentrait en décroissance) Si vraiment certains peuvent être vent debout contre cela alors on peut trouver un compromis : c’est à dire un tarif de séance moins cher à l’unité mais plus cher à l’heure. On ne peut plus vous accuser de brader vos prix car vous augmenter ou maintenez votre tarif horaire.

Ce qui est important de retenir est qu’en baissant votre « tarification / traitement » vous permettez l’accès à l’ostéopathie à un plus grand nombre. De plus vous vous augmentez le ratio « bénéfice thérapeutique/coût » ce qui devrait mécaniquement encourager les patients à venir plus souvent et ne pas attendre d’être complètement en vrac.

b. Un traitement ostéopathique doit être holistique :

Outre le fait qu’il soit présomptueux de considérer qu’une simple approche manuelle (même agrémentée de quelques compléments alimentaires, d’étirements ou de conseils psychologiques de comptoir…) puisse être holistique, il semble que l’on confonde traitement holistique et approche holistique. C’est à dire que votre prise en charge ostéopathique peut-être holistique sur plusieurs traitements. Il est tout à fait possible de ne pas tout faire en un seul traitement (certainement même impossible !). Plongeons-nous dans un cas légèrement plus concret : vous identifiez chez un patient plusieurs chaînes lésionnelles concomitantes qui semblent créer une symptomatologie : vous avez le droit de ne pas toutes les faire en un seul traitement. Et si vous les avez identifiées et que vous décidez de les travailler sur plusieurs séances vous avez toujours une approche holistique, non ?

Ce qui est important de retenir c’est que ce n’est pas parce que vous ne faites pas tout en une séance que vous êtes mauvais ostéopathe tant que vous planifiez une approche globale de votre patient.

c. 2 à 3 traitements suffisent :

J’ai longtemps défendu cette croyance qui est communément enseignée et qu’on retrouve sur certains sites socio-professionnels ostéopathiques. Mais il me semble que cette « croyance/vérité » nous desserve énormément.

Tout d’abord c’est juste mensonger. Certains patients atteints de pathologies dégénératives (neurologiques ou rhumatismales) peuvent trouver confort avec des traitements mensuels et ne vont pas trouver une amélioration durable en 3 traitements.

Donc on sort notre technique de PNL de déminage de croyance : « Qui a autorité pour décréter cela ? et sur quelle base ? »

On rajoute un zeste de comparatif thérapeutique :
En tant qu’ostéopathe J’ai vu des patients qui avaient fait 150 séances de kinésithérapie en 18 mois suite à une ligamentoplastie sur le membre inférieur et même 200 séances suite à une prothèse du membre supérieur. Mais cela n’est pas propre aux thérapies manuelles : combien de séances un enfant va t-il faire chez l’orthophoniste ? combien de séances fait-on chez son psychanalyste, psychothérapeute …

Nous ne faisons pas le même travail, nous sommes d’accord, cependant en disant qu’en 2-3 traitements on traite les patients, il me semble que nous nous mettons une pression de dingue qui peut desservir franchement la qualité du traitement. Statistiquement à trop se mettre la pression vous faites une manipulation de trop, ou encore plus évident vous traitez là où il fallait référer, car pression du résultat… Je vous laisse, chers collègues faire votre propre introspection à ce sujet.

De plus n’est-il pas particulièrement prétentieux de dire qu’en 2 traitements vous allez réussir là ou un autre thérapeute a vu 20 fois ce patient ? ça arrive nous sommes d’accord, mais à chaque fois ? certainement pas.

Ce que je préfère dire à présent est « qu’il devrait y avoir une amélioration notable avec 2 traitements » (notable étant au moins 30-40%). Cela permet de précadrer (PNL) les attentes du patient. C’est à dire que si c’est au moins ça il sera content, et si c’est plus il sera ravi. Ensuite cela permet de supprimer la « limite théorique supérieure » de 3 traitements. Par contre si ce seuil (30-40%) n’est pas atteint alors la probabilité qu’il y ait autre chose qu’un trouble fonctionnel ou que la symptomatologie du patient ne relève pas de vos compétences augmente fortement. RED FLAG ! il faut peut-être référer le patient.

Ce qui est important de retenir c’est que ce n’est pas la miraculosité du traitement qui est importante mais que le patient aille mieux sur du long terme. Plus de traitements par an offre la possibilité d’un meilleur suivi du patient.

d. Il faut faire un traitement par an pour de la « maintenance » :

Copier/coller :

Donc on sort notre technique PNL de déminage de croyance : « Qui a autorité pour décréter cela ? et sur quelle base ? »

Pourquoi un seul traitement ? Vous, ostéopathe, combien de fois par an faites vous un déménagement, vivez un évènement stressant, faites une activité physique trop intense, tordez-vous la cheville, endormez-vous dans un canapé (…) qui créaient des symptômes qui pourraient être soulagés par ostéopathie ? Une seule fois par an ? vraiment ?

J’ai déjà dû raconter cette anecdote dans un de mes articles précédents mais un de mes amis qui travaille à San Francisco voit son chiropracteur toutes les 2 semaines pour faire « de la prévention », et il en est ravi. Sachant que lorsque vous préconisez de venir une fois par an à votre patient, il vient en fait plutôt 1 fois tous les 2 ans. Je ne dis pas qu’il faille faire en ostéopathie ce qui est peut être fait en chiropraxie, mais je veux juste faire remarquer qu’entre un patient qui fait 1 séance tous les 2 ans et un patient qui vient 25 fois par an il y a bien 50 nuances de gris…

Beaucoup de patients ont des mutuelles qui prennent assez bien en charge l’ostéopathie. Et beaucoup d’entre eux ne consultent pas, simplement parce qu’ils ne prennent pas le temps de le faire et arrivent au bout de trois ans en vrac. Et là il faut les voir 2 fois de suite max car après ils ne sont plus remboursés et évidemment il faut faire des miracles.

Donc ce patient qui aurait pu bénéficier de 4 traitements remboursés (« gratuits ») (voire 8 si traitements courts) pendant 2 ans ne l’a pas fait, aujourd’hui il a une lombalgie chronique, et vous ostéopathe vous avez perdu 4 traitements. Simplement car il n’a pas pris le temps de le faire. Et ce cas de figure est très courant à peu de chose près.

Ce qui est important de retenir c’est que si il n’y a pas de traitements de maintenance annuels de programmés alors il est fort probable que votre patient « zappe » de venir vous consulter. Faire de petits check-ups trimestriels peu chers permettent d’éviter ce genre de situation.

e. Un long traitement est gage de qualité :

Alors cette croyance est l’une des plus importantes à questionner/comprendre/amender si vous voulez augmenter significativement votre chiffre d’affaire. Et nous allons partir du principe que vos traitements durent 60min/60€.

Il est évident que sur un long traitement on puisse faire plus de chose que sur un court traitement. Et ce temps supplémentaire peut parfois être nécessaire. Il est aussi évident que lors d’un long traitement, il existe de nombreux moments inutiles, moins efficaces ou même inefficaces.

C’est ce que reprend en somme le Principe de Pareto. Le Principe de Pareto c’est la loi des 20/80 (20 % d’effort pour 80% d’efficacité). C’est à dire qu’un traitement 2 fois plus court ne sera pas 2 fois moins bon (toute efficacité gardée). Mais peut-être 30% moins efficace ou dit autrement 70% d’efficacité d’un traitement d’une heure en 50% du temps consacré ! (voire plus si on respectait ici la théorie de Pareto). Et ça c’est tout bonnement hallucinant ! Car cela veut dire qu’

un euro dépensé pour un traitement plus court serait plus efficace qu’un euro dépensé pour un traitement plus long !

Comme il existe des coûts incompressibles dans le déroulement du traitement (papier, gel hydroalcoolique, masque, impressions CB…), le tarif d’un traitement de 30min sera logiquement supérieur à 30€. Et c’est par ces coûts incompressibles et l’amélioration de l’efficacité thérapeutique par euro payé que l’ostéopathe peut augmenter son tarif horaire en passant à 35 € par exemple sans « lésé » financièrement le patient !

Ce qui est important de retenir c’est que 2 ou 4 traitements courts pourraient être préférables à 1 ou 2 traitements longs d’un point de vue efficacité thérapeutique par euro engagé par le patient.

f. Il y a trop d’ostéopathes :

Nous avons déjà discuté de ce sujet dans des articles précédents (ici).

Ce qui est important de retenir c’est que ce nombre est problématique avec le système de tarification actuel des séances d’ostéopathie car il faut une liste énorme de patients pour que le cabinet soit viable. Si vos anciens patients reviennent un tout petit peu plus souvent alors votre zone de chalandise diminue fortement car vous avez besoin d’un nombre plus faible de patients (et nouveaux patients) pour que votre cabinet soit viable.

2. Le Fichier Excel de Simulation Diagnosteo

a. Analyse introspective de votre cabinet :

Alors ce fameux fichier excel qui ne casse pas 3 pattes à un canard mais que peu d’ostéopathes a priori font, va vous permettre de mieux comprendre et analyser les leviers qui freinent le chiffre d’affaire de votre cabinet.

Ce fichier contient 2 onglets : un qui vous permet de faire des simulations simples et un autre qui vous permet de faire des simulations légèrement plus détaillées.

Pour bien comprendre les tenants et aboutissants de votre cabinet il vous faut avant tout faire une petite analyse introspective de votre propre cabinet.

Vous devez remplir les cases grises (référence à ne pas modifier) avec vos propres chiffres et ensuite vous pourrez jouer avec la colonne de gauche pour simuler votre potentiel CA.

Il vous faut connaître le nombre de :

-nouveaux patients en 2019 (ou une moyenne lissée sur plusieurs années)

-Le nombre de traitements moyen pour les nouveaux patients

-Le tarif moyen pour les nouveaux patients

-La durée moyenne des traitements

Et faire de même avec les anciens patients :

-Combien d’anciens patients différents avez-vous revus en 2019

-Le nombre de traitements moyen pour les anciens patients

-Le tarif moyen pour les anciens patients

-La durée moyenne des traitements des anciens patients

Alors oui cela peut prendre quelques heures pour arriver à trouver ces chiffres là mais le résultat en vaut la chandelle. Si vous arrivez à exporter vos fichiers compta sur Excel vous pourrez ensuite faire des tableaux croisés dynamiques pour obtenir ces résultats plus rapidement.

b. Simulation Simple par l’Excel de Diagnosteo

Une fois que vous avez analysé votre propre cabinet et que vous avez rempli la partie grise du tableau avec vous allez pouvoir « jouer » avec les cases jaunes pour simuler l’influence des différents facteurs sur votre chiffre d’affaire total.

Ici le thérapeute a simulé l’augmentation de 0,7 traitement par nouveau patient et 0,8 pour ses anciens patients. Cela lui permet d’augmenter son CA de près de 40% ! mais son temps travaillé a aussi augmenté de 40%.

c. Simulation plus détaillée

La Simulation détaillée vous permet de rentrer 3 types de traitements différents, ayant 3 durées différentes et 3 tarifs différents. Pensez à remplir le ratio en % de ces différents types de traitements.

Donc ici l’ostéopathe rentre à nouveau ses chiffres références dans la partie grisée et les parties jaunes.

A droite il rentre le détail de ses différent traitements, par exemple des bilans d’une heure, des traitements standard de 45min et des traitements de maintenance de 30min (0,5h). On s’aperçoit alors qu’en augmentant le nombre de traitements moyen mais en offrant des traitement plus courts et moins chers alors l’ostéopathe peu gagner plus en travaillant moins !

d. Dernière recommandations :

En vous permettant de faire des bilans, Diagnosteo vous permet d’augmenter le nombre moyen de traitements que vous offrez à vos patients. Si vous ajoutez à cela une offre de traitements courts (30min) dont le tarif horaire est légèrement plus élevé vous augmentez encore plus le nombre moyen de traitements que vous offrez à vos patients cela grâce au fameux ratio « bénéfice thérapeutique/coût » qui augmente car le patient hésite moins à revenir.

De plus le fait de faire des bilans et des lettres régulièrement va favoriser l’augmentation de « referrals » vers vous, augmentant ainsi le nombre de nouveaux patients.

En espérant que cette piste de réflexion vous permettre de mieux vivre de votre profession de mieux répondre à la demande de vos patients…